17 Dicembre 2014Archivio diocesano

archivio diocesano cagliariARCHIVIO STORICO DIOCESANO DI CAGLIARI

Si rende noto lo stato dei versamenti delle seconde copie degli atti dei sacramenti all’Archivio Diocesano.

In modo particolare si raccomanda alle parrocchie che hanno accumulato un notevole arretrato di provvedere a versare le copie con la massima sollecitudine.

Al fine di uniformare la compilazione degli atti, si ricorda che:

  • Ogni parroco ha l’obbligo di versare annualmente, entro il primo trimestre dell’anno, le copie degli atti di battesimo, prima comunione (dal 1989), cresima, matrimonio e morte relativi all’anno appena trascorso.
  • Insieme agli atti devono essere consegnati obbligatoriamente anche gli indici, compilati in ordine alfabetico, senza suddivisioni in maschi e femmine. Per i matrimoni si osserverà l’ordine alfabetico relativo allo sposo.
  • Gli atti devono essere compilati esclusivamente utilizzando gli appositi moduli prestampati con relativi frontespizi e indici, in vendita nella cancelleria arcivescovile; non verranno accettati altri moduli.
  • Gli atti devono essere compilati in tutte le loro parti esclusivamente a mano, con scrittura leggibile o in stampatello, utilizzando preferibilmente sempre una penna di colore nero. Sia compilata attentamente anche la parte superiore con l’eventuale indicazione della Parrocchia e dell’anno ove previsto.
  • Si precisa che non esiste alcuna questione di privacy tale da omettere la compilazione anche parziale degli atti.
  • Evitare l’utilizzo della scolorina.
  • È fatto assoluto divieto di utilizzare fotocopie, sia dei moduli sia degli atti già compilati.
  • Tutti gli atti devono essere firmati dal parroco; è proibito utilizzare il timbro firma.
  • Nella compilazione delle date non si devono mai scrivere i numeri romani.
  • Quando per la compilazione delle seconde copie ci si avvale di un collaboratore, avere cura che abbia una bella calligrafia e che trascriva gli atti correttamente.
  • Per gli atti di Prime Comunioni e Cresime si osserverà l’ordine alfabetico senza suddivisioni in maschi e femmine. Sia sempre segnalato nell’atto anche l’anno in cui queste non sono avvenute.
  • Gli atti delle Prime Comunioni devono essere completi del dato di battesimo.
  • Poiché risulta che gli atti più incompleti siano quelli dei defunti, è necessario istruire le agenzie funebri affinché trasmettano ai parroci tutti i dati necessari.
  • La numerazione degli atti inizia a gennaio di ogni anno e termina a dicembre. Non sono ammesse altre numerazioni.
  • I moduli prestampati in vendita nella cancelleria arcivescovile sono composti da cinque fogli doppi (quinterni), questi non devono essere in alcun modo smembrati o integrati per evitare problemi in fase di rilegatura.

Nella registrazione si osservino inoltre le seguenti regole:

  • Iniziare sempre nuove registrazioni ad ogni cambiamento d’anno, evitando le registrazioni progressive che creano molti problemi per la rilegatura quando è necessario scindere le annate (in caso di uno stesso quinterno incominciare la nuova registrazione dalla pagina destra);
  • Ogni annata deve essere immediatamente seguita dal relativo indice alfabetico;
  • I quinterni, che non devono superare i cinque fogli doppi, saranno consegnati sciolti in quanto saranno rilegati a cura dell’Archivio Diocesano;
  • Non usare né colla, né nastro adesivo, né graffette;
  • Le prime comunioni e le cresime vanno registrate in quinterni autonomi per ogni anno; non serve l’indice, segnalare gli anni in cui non sono avvenute;
  • Poiché la rilegatura, anche se eseguita direttamente dall’archivio arcivescovile, è pur sempre a carico delle parrocchia, i parroci sono pregati a provvedere, all’atto della consegna delle copie, al versamento di un contributo per il sostentamento delle spese.

Cagliari 17 dicembre 2014

Il Direttore

Sac. Ferdinando Loddo


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